טיפים למעבר לאופיס 2007
ארגונים רבים ניצלו את השנה האחרונה ועברו להשתמש באופיס 2007. עסקים רבים מתעתדים לעשות זאת – וחברות רבות מצויות בעיצומו של תהליך המעבר וההסתגלות.
תוך ליווי הארגונים והדרכתם על ממשק האופיס 2007 עלה, כי המעבר – כמו כל שינוי ומעבר – טומן בחובו קשיים בשימוש במערכת, אי-הבנת הממשק והפונקציות – ומתוך כך גם מימוש לא יעיל של האפשרויות הגלומות במערכת.
כך למשל, אנשים רבים ששלטו ביישומי אופיס (word , excel ...),נתקלו בחוסר הבנה ובקשיים בביצוע פעולות בסיסיות כמו שמירת מסמך, הדפסה ועוד.
על-מנת להקל את תהליך ההסתגלות מובאים עבורכם, המשתמשים, מספר דגשים וטיפים חשובים:
1. לחצן האופיס
האייקון החדש של לחצן האופיס מאפשר את ביצוע רוב הפעולות הבסיסיות.
2. רצועות כלים וכרטיסיות
סרגלי הכלים הישנים הוחלפו ברצועות כלים וכרטיסיות המסודרות לפי נושאים. הניווט ביניהן קל ונוח וכל רצועה או כרטיסיה מחולקת לקבוצות. כך למשל, רצועת "בית", מורכבת מקבוצת "לוח", קבוצת "גופן", קבוצת "פיסקה", וכן קבוצת "סגנונות" וקבוצת "עריכה" (שאינן מופיעות בתמונת ההמחשה).
מבנה הרצועה הינו קבוע ולא ניתן לשנותו.
3. תפריטים מפורטים
לחיצה על הסימן בפינת הנושא (מסומן למעלה כ-1), תאפשר לנו לראות את התפריטים המפורטים של כל קבוצה. כך למשל, בלחיצה על הסימן של "פיסקה" ייפתח חלון חדש שכותרתו "פיסקה", כמופיע להלן:
4. לימוד המבנה החדש
אופיס 2007 שונה בצורתו ובעיצובו מהאופיס הקודם. בשל כך, חשוב להשקיע בלימוד מיקומם של האייקונים השונים ובהיכרות עם המבנה החדש.
טיפ משתמשים רבים באקסל "איבדו" את האייקון המאפשר את שינוי כיוון הגיליון.
פונקציה זו ממתינה לנו ברצועת "פריסת עמוד" :
5. שינוי פורמט הקבצים
חשוב לשים לב לעובדה שפורמט המסמך המשמש כברירת מחדל השתנה. כך למשל, מסמך WORD שהסתיים בעבר ב-DOC , יופיע בגרסה החדשה עם סיומת DOCX. שינוי זה קיים גם ב-EXCEL וב- POWERPOINT .
לעניין זה חשיבות רבה, שכן לא ניתן לקרוא מסמך בפורמט החדש (דוגמת DOCX) בגרסאות ישנות ללא תוספת ל-WORD.
כיצד ניתן לפתור בעיה זו?
מכיוון שמי שעבר לאופיס 2007 ממשיך להתנהל גם מול משתמשים בגרסאות ישנות יותר, רצוי ומומלץ לבצע שמירה, כבר מלכתחילה, בפורמט התואם את הגרסאות הקודמות של WORD – על מנת להבטיח שהקובץ ייפתח בהצלחה במחשב הנמען.
ניתן להגדיר מראש שכל המסמכים יישמרו בפורמט המתאים גם לגרסאות הישנות:
אם-כן נשאלת השאלה, מדוע לשמור כ-DOCX ולא בגרסה הישנה? הסיבה לכך היא שבאופיס 2007 קיימים חידושים ושיפורים המחייבים שימוש בפורמט החדש.
בנוסף, סיבות נוספות - כמו גודל הקובץ, אפשרויות קטלוג ועוד – יובילו אותנו המשתמשים לבחור בפורמט החדש דווקא.
6. סרגל הכלים לגישה מהירה
סרגל הכלים לגישה מהירה מכיל את מרבית הפקודות השימושיות ביותר. בסרגל זה ניתן - ע"י לחיצה על הסימן לבחירת אפשרויות - להוסיף ולהסיר אייקונים כך שיותאם באופן אישי לכל משתמש.
טיפ : ניתן להוסיף ל"סרגל הכלים לגישה מהירה" כל לחצן המופיע ברצועות – זאת באמצעות קליק ימני על האייקון הרצוי ובחירה באפשרות של "הוסף לסרגל הכלים לגישה מהירה":
7. כרטיסיות תלויות קשר
קיימות מספר פונקציות הקיימות רק בשימוש באובייקטים ספציפיים (תמונות ,כותרת עליונה ותחתונה, SmartArt ועוד).
כרטיסיות אלה יופיעו רק עם הופעת האובייקט.
לדוגמא: לאחר הוספת תמונה למסמך, יש צורך בכלי עיצוב ועריכה שיאפשרו התאמה מלאה למסמך: לשנות את אופן גלישת הטקסט סביב התמונה, לחתוך אותה או לבצע בה שינויים נוספים ועוד.
עם בחירת התמונה בגוף המסמך תופיע הכרטיסיה תלוית הקשר - "כלי תמונות" - ובה פקודות המשמשות לעריכת תמונה.
אופיס 2007 מכיל מאגר בלתי נדלה של פונקציות נוספות, אשר היכרות ושימוש נכון בהן יביאו לעבודה יעילה ולנוחות מירבית של המשתמש.
אנו בקליק אנטר נשמח לתאם עבורכם פגישת היכרות ולתכנן עבורכם או עבור עובדיכם הדרכה המותאמת לארגונכם.לשם כך פיתחנו עבורכם מגוון הרצאות, קורסים וסדנאות המאפשרים מעבר מהיר, יעיל ונעים לאופיס 2007.
אנחנו בחברת קליק אנטר מתמחים בליווי תהליך הדרכה והטמעה בחברות וארגונים.
נוכל לעזור בבניית תוכנית הדרכה, בארגון ,הדרכה והטמעה.
יש לכם שאלה, רוצים פרטים נוספים, צרו עמנו קשר
|