מצגת אפקטיבית מתחילה בתכנון מוקדם.
יצירת מצגת “תוך כדי תנועה” עלולה לגזול מכם זמן תיקונים גדול, לגרום לכם להחמיץ את המסר המרכזי או לשעמם את הקהל במצגת שאינה “זורמת”.
בכיתות של Click Enterr אנחנו מלמדים להשקיע מספר דקות במעבר על שבע נקודות מרכזיות למצגת אפקטיבית. עכשיו תוכלו גם אתם לנסות:
1. קהל יעד ומטרות:
לפני שאתם ניגשים לפיתוח המצגת עליכם לחשוב על קהל היעד שלכם. שאלו את עצמכם מה הוא צריך וכיצד אתם הולכים לספק לו את זה. הקדישו מחשבה בכדי שקהל היעד יבין אתכם.
אפיון קהל היעד והמסר המרכזי ינחה אתכם לאורך פיתוח המצגת. למשל, ענו לעצמכם על השאלות הבאות:
כמה אנשים יצפו בכם בפרזנטציה? כמות גדולה של אנשים תחייב אתכם לדוגמה להשתמש בפונט גדול ושמנמן שכולם יוכלו לראות.
מה מידת ההיכרות של קהל היעד עם הנושא? לקהל שאינו בקיא בחומר תידרשו להכין שקפים להסבר של מושגים בסיסיים, לקהל מומחה תכינו בוודאי שקפים מוסתרים עם מידע מפורט העונה על שאלות שעשויות להישאל.
מהי מידת העניין של הנוכחים בנושא והאם יש להם זמן? התעניינות רבה וזמן קצר למשל תנחה אתכם ליצור מצגת קצרה ועניינית.
איזו מטרה משרתת המצגת? מצגת להעברת מידע תוכל לכלול מראש שאלות ותשובות להקל על פעולות עתידיות , למצגת בה הקהל מתבקש להגיע להחלטה אישית או קבוצתית תתזמנו הפסקות לשאלות במהלך ובסיום המצגת.
מהו המסר העיקרי אותו אתם רוצים להעביר? וודאו כי העברתם אותו בצורה בהירה ובולטת במהלך המצגת ובשקפי הסיכום.
בסיכומו של השלב הראשון תוכלו לגבש לעצמכם משפט שילווה אתכם לאורך תהליך הפיתוח. כתבו אותו על דף ושימו אותו לידכם. לדוגמא:
2. עיצוב תבנית בסיס:
בנית בסיס (theme) כוללת את צבע הרקע של המצגת, סוג הפונט וגודלו.
תוכנת PowerPointt מצוידת בהרבה סוגים של תבניות בסיס כך שתוכלו בקלות למצוא אחת שתתאים לאווירה שאתם רוצים לשדר. המתקדמים שבניכם יוכלו לשנות ולעצב לעצמם תבנית בסיס אישית.
המפתח לתבנית מוצלחת הוא כמובן ניגודיות, טקסט בהיר על רקע כהה או טקסט כהה על רקע בהיר.
בבחירתך התחשבו בנקודות הבאות:
- אם החדר בו אתם מציגים מואר, העדיפו רקע כהה כגון כחול, ירוק או סגול
- רקע בהיר נוטה להאיר את החדר, השתמשו בו בעיקר בחלל חשוך
- אם אתם מציגים על מסך גדול שמרו על רקע כהה
- וודאו כי הפונט בו בחרתם נמצא במחשב בעזרתו תציגו
- מול קהל גדול ומרוחק השתמשו בפונטים מוכרים כגון Arial
3. תוכן המצגת:
תוכן אפקטיבי אמור לשדר לקהל היעד שחשבתם עליו כאשר פיתחתם את המצגת. פיתוח נכון גם יעביר את המסר: “שלום לכולם, אני מקצוען ואני יודע בדיוק על מה אני מדבר”.
זכרו שכאשר תציגו את התוכן תרצו להעניק לקהל היעד בדיוק את האינפורמציה אותה הוא צריך ולא מעבר לכך.
כך תבטיחו שלא תשעממו את הקהל:
- הכניסו למצגת רק את הנושאים הרלוונטיים למסר העיקרי
- כתבו במצגת בנקודות בלבד והרחיבו עליהן בעל פה בפרזנטציה
- הכינו דפים לחלוקה המספקים הרחבה לנושאים מסוימים
- הכניסו שקפים לסיכום בסיום המצגת או לאחר נושא ארוך
- שאלו את הקהל שאלות לוודא שהבינו את המידע שהעברתם לו
- הכניסו הפעלות קצרות עבור קהל בעל רמת עניין בינונית-נמוכה
4. הוספת תמונות ומולטימדיה
לאחר שהכנסתם את התוכן הגיע הזמן להחיות את המצגת ולהעניק לה מראה מכובד ומקצועי.
החליפו חלק מהטקסט בטקסט מעוצב של WordArtt, הוספו תמונות, קבצי וידאו או אובייקטים של ציור בכדי לתת טוויסט מעניין לעיצוב השקפים.
שלב זה מהנה ומסוכן, אל תתנו להוספת מולטימדיה להשתלט לכם על המצגת או להשוות לה מראה חובבני:
- הציגו תמונות גדולות בתוך ריבוע תוחם בצבע שונה מהרקע
- קהל אוהב עקביות. שמרו על תמונות וכותרות באותו מיקום בשקפים
- שברו את רקע השקפים בעזרת קו בצבע שונה
- היעזרו ב- SmartArt לעיצוב רשימות או מספור
- הוסיפו אנימציה עבור קהל יעד עם רמת התעניינות נמוכה בנושא הפרזנטציה
תמונה גדולה בתוך ריבוע תוחם בצבע שונה מהרקע
5. הכנות לקראת הפרזנטציה:
סיימתם לכתוב את המצגת. אתם מתרווחים בסיפוק על הכיסא מול המסך ומדמיינים בראשכם את הפרזנטציה, החיוכים ואת מחיאות הכפיים.
לאחר שנחתם קצת על זרי הדפנה הגיע הזמן לעבור שוב על המצגת. לוודא שהשקפים אכן בסדר הנכון לפרזנטציה שלכם, להסתיר שקפים עם מידע מורכב לשעת הצורך, לחפש טעויות ולבדוק שהאנימציה, מעברי שקפים ואובייקטים נוספים אכן עובדים.
תוכלו גם להדפיס לקהל שלכם דף תקציר עם מידע מהמצגת. ניתן כמובן להדפיס גם את שקפי ה- PowerPoint עצמם, עם או בלי שורות לכתיבה.
יופי, כעת המצגת מוכנה.
לפני הפרזנטציה, כאשר אתם מתאמנים מול המראה, תוכלו לבדוק את התיזמון של המצגת אם אתם משתמשים בגרסת 2010 ולאחר מכן לתרגל את כישורי ה- PowerPoint שלכם.
וודאו כי בעזרת לחצני המסך ותפריט השקפים אתם מסוגלים:
- לנווט קדימה ואחורה בין שקפים
- לעבור לשקף ראשון ואחרון
- להציג שקף מוסתר המכיל מידע לגיבוי
- להחשיך (B) או להבהיר (W) את המסך בזמן שאלות של הקהל
- להשתמש בעט הסימון לשרטוט חופשי על המצגת
- להפעיל אובייקטי מולטימדיה בעזרת לחצני הפעולה
6. הפרזנטציה:
לפני שתתחילו אפילו לדבר יש באפשרותכם לדאוג ליצירת אווירה מתאימה בקרב הקהל שלכם.
האם תכננתם כבר את סביבת הפרזנטציה שלכם?
במצבים בהם אתם אלו שבוחרים את החדר, התאימו אותו לכמות האנשים שיצפו בכם.
חדר קטן מדי יצור תחושה מעיקה וחדר גדול מדי יוצר אשליה של רשמיות וריחוק, וגורם לקהל לאבד פוקוס.
בחרו לבוש בהתאם למה שאתם רוצים לשדר. התלבשו מעט רשמי יותר ממה שלדעתכם הקהל יתלבש אם ברצונכם לצור רושם ראשוני של מומחה בתחום או מנהל.
אם תרצו ליצור תחושת נגישות ועבודת צוות תוכלו להתלבש בצורה דומה לקהל.
7. הסקת מסקנות:
הפרזנטציה מאחוריכם. אם אתם מתכוונים להעביר אותה שוב לקהל אחר תוכלו לשדרג את המצגת על סמך הניסיון שרכשתם.
שאלו את עצמכם האם:
- הצבעים והעיצוב שבחרתם התאימו לפרזנטציה שהעברתם?
- כל הקהל הצליח לראות היטב את המצגת?
- זמן הפרזנטציה היה מתאים או מייגע?
- היו שקפים מיותרים או כאלו שהיו חסרים לכם?
- המולטימדיה הייתה נדושה או מבהירה ומעניינת?
לסיכום:
מאמר זה הציג תוכנית פעולה לתכנון פרזנטציה אפקטיבית באמצעות שימוש במצגת PowerPoint ככלי עזר.
כל המידע שקבלתם כאן יוכל לסייע למתחילים שבניכם להראות מקצוענים, ויעזור למנוסים שבכם לשפר את כישוריהם לכדי שלמות.